5 Dicas para elaborar um mapeamento de processos

Mapeamento de processos

As atribuições de um mapeamento de processos podem ser vistas como algo de baixa relevância no funcionamento de uma empresa, e por isso, em muitos casos chega até ser ignorado por diversos gestores. Porém, a falta dessa estruturação pode ser percebida em diversos problemas que ocorrem durante o dia a dia de uma empresa, sejam eles relacionados tanto aos colaboradores quanto aos clientes. 

De fato, ter de utilizar recursos humanos e materiais para tentar corresponder às expectativas do cliente é uma tarefa muito complexa. O comportamento de ambos os lados são fatores muito incertos, e por isso, sem uma devida estruturação, podem culminar em problemas como:  

  • Mal atendimento de clientes.
  • Excesso de filas.
  • Excesso de burocracias.
  • Produto com perda de qualidade durante o processo de produção e entrega.
  • Falta de padrão de atendimento
  • Falta de um padrão de qualidade em seus produtos.

O que é Mapeamento de Processos? Quais são suas etapas? - Auctus

Os problemas que podem vir a surgir são os mais diversos, porém, todos eles podem ser considerados sintomas de processos de atendimento, logística e produção mal estruturados. A prática de elaborar um mapeamento de processos consiste basicamente em estrutura-los visando auxiliar os colaboradores a desempenhar sua função da melhor maneira, e aumentar o nível de satisfação do cliente com o serviço prestado e produto entregue.

O mapeamento de processos traz consigo alguns pontos extremamente vantajosos para a empresa, sendo alguns deles:

  • Diminui o número de falhas nos processos, a partir de um maior entendimento por parte do colaborador em relação ao trabalho que irá desempenhar.
  • Facilita a adaptação de novos funcionários a partir da documentação de processos.
  • Auxilia na replicação do processo em outras áreas da empresa.
  • Elimina gastos desnecessários a fim de maximizar os lucros.

 

Tendo isso em mente, vamos dar algumas dicas para que você empresário possa, não somente fazer seu mapeamento de processos atuais, mas também identificar gargalos (pontos onde há um gasto de tempo ou de recursos maior do que o necessário) e solucioná-los.

Dicas para elaborar o mapeamento de processos:

  1. A primeira dica é identificar gargalos existentes. Mas para isso, é necessário entender o que são, e como podem ser identificados. Um gargalo nada mais é um ponto que não flui bem e que, consequentemente, prejudica o andamento do processo como um todo. De maneira prática, um gargalo pode, por exemplo, ser o ponto onde existe um excesso de burocracia, ou até mesmo um ponto onde é formado uma fila de espera dentro do estabelecimento. Após identificá-lo, fica muito mais fácil reestruturar alguns pontos no processo, visando aumentar sua performance.
  2. A segunda dica é delimitar funções e papéis. Essa prática visa esclarecer para os colaboradores o que deve ser feito por eles durante seu dia a dia na empresa. Quanto maior a clareza dos seus deveres, melhor será o trabalho desempenhado pelos funcionários, e também, há uma diminuição nas chances de surgirem atritos internos e entre colaboradores e clientes.
  3. Outro ponto que indicamos é estimar gastos. Temos em mente que é inevitável o gasto de recursos para manter um processo funcionando corretamente, porém, é importante que o planejamento de custos seja bem feito, para que o processo se adeque a realidade da empresa, sendo rentável ao final do mês.
  4. A quarta dica que daremos para você, é planejar os recursos necessários para o funcionamento do processo. Para isso, é importante levar em consideração quantas pessoas são necessárias para tal, quais materiais serão utilizados, e até mesmo a possibilidade de necessitar de trocas e reparos.
  5. Por fim, mensure os resultados obtidos. Para isso, é importante a existência de um padrão para que seja possível fazer comparações. Isso serve para que seja possível analisar de maneira mais clara, quais os resultados obtidos ao final do processo, a partir das mudanças implementadas.

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https://www.euax.com.br/2016/06/como-fazer-mapeamento-de-processos-em-6-passos/

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